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西南大学会议费管理办法

发布时间: 2016-08-31 09:39:12   作者:本站编辑   来源: 本站原创   浏览次数:

 

 

 

西南大学文

 

西校〔2016〕506号

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关于印发

《西南大学会议费管理办法》的通知

 

各单位:

       《西南大学会议费管理办法》已经2016年第15次校长办公会审议通过,现印发给你们,请遵照执行。

        特此通知。

 

 

                                                                                                                                 西南大学

                                                                                                                            2016年8月30日

 

西南大学会议费管理办法

 

第一章  总则

第一条 为进一步加强和规范会议费管理,根据《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》(中办发〔201650号)、《高等学校深化落实中央八项规定精神的若干规定》(教党〔201639号)文件精神,按照实事求是、精简高效、厉行节约的原则,结合学校实际,制定本办法。

第二条 本办法适用于学校各学院(学部、所、中心)、机关部门以及直属单位(以下简称各单位)在国内举办(含主办、承办)的各类会议,包括科研业务会议、其他业务会议、国际会议。

科研业务会议是指由科研经费支持召开的会议。

其他业务会议是指除科研业务会议以外的其他会议。

国际会议是指经上级外事部门批准的,在我国境内举办的与会者来自3个或3个以上国家和地区(不含港、澳、台地区)的会议。

第三条 会议费使用和管理职责如下:

会议举办者是会议费的直接负责人,对会议费收支和原始凭证的真实性、合法性、合规性承担直接责任。会议举办者应了解并遵守有关财经法律法规和会议费管理制度,据实报销会议费。

各单位对本单位举办的会议承担审批和监管责任,应加强政策宣传,督促会议举办者合理、合规报销会议费。

财务处负责会议费的会计核算和财务管理,制定和完善学校会议费管理办法。

第二章  会议审批和管理

第四条 各单位应当控制会议数量、会期、规模,严格限定工作人员数量;会议审批按学校相关规定执行。

第五条 举办会议应编制《西南大学会议费审批单》(见附件),由经费负责人审批,审批单需列明会议名称、时间、地点、会议内容、会议类型、参会人数、所需经费及列支渠道等。

第六条 各单位召开会议应当改进会议形式,充分运用电视电话、网络视频等现代信息技术手段,降低会议成本,提高会议效率。

第七条 会议应优先安排在学校内部会议室、礼堂、培训中心、宾馆、招待所等场所。因工作需要必须在校外召开的,应从严控制,且不得突破综合定额标准。

第八条 各单位举办的会议应有可靠的经费来源,并做到收支平衡。

对于使用多种资金渠道举办的会议,按照成本补偿的原则,各单位可适当向参会人员收取会议费,会议费收取的标准不能超过综合定额标准,收取的费用列“代管款项”科目。

第三章  会议费开支范围、标准和报销管理

第九条 会议费开支范围包括会议住宿费、伙食费、会议场租费、接送站及会议期间交通费、文件印刷费、办公文具、医药费等,国际会议可开支同声传译翻译费、同声传译设备租金。

第十条 会议费开支实行综合定额标准,会议费综合定额标准如下:

单位:元/人·天

会议类别

住宿费

伙食费

其他费用

合计

科研业务会议

500

150

100

750

其他业务会议

340

130

80

550

国际会议

700

200

300

1200

(一)综合定额标准的其他费用包括会议场租费、接送站及会议期间交通费、文件印刷费、办公文具、医药费、同声传译翻译费、同声翻译设备租金等;

(二)各项费用可以调剂使用,超出综合定额标准的部分不予报销。不安排住宿的会议,综合定额按照扣除住宿费后的定额标准执行,住宿费不能调剂使用,若会期为一天的,综合定额标准(扣除住宿费)可上浮20%

(三)会议费综合定额标准根据物价等因素进行动态调整。

第十一条 会议代表参加会议发生的城市间交通费,原则上回所在单位报销。确因工作需要,邀请专家、学者和有关人员参加会议发生的城市间交通费、国际旅费、劳务费,应纳入会议费预算,按照学校相关规定据实报销,但不计入会议费综合定额。

科研业务会议支付专家、学者的咨询费、讲课费及学术报告劳务费,应符合其科研经费预算要求。

第十二条 各单位会议费支付,应当按照国库集中支付制度和公务卡管理制度的有关规定执行,以银行转账或公务卡方式结算,禁止以现金方式结算。

第十三条 各单位在会议结束后应当及时一次性办理报销手续。报销时应当提供会议费审批单、会议通知、实际参会人员签到表、与会议时间吻合的费用原始单据、会议服务单位提供的明细清单、电子结算单等凭证,国际会议还需提供上级部门批准办会的文件。

第十四条 会议费报销后如有结余,各单位应当及时按照《西南大学结转和结余资金管理办法》进行结账处理,“以会养会”的会议费结余转入“其他收入”科目。

第四章  监督问责

第十五条 学校纪检监察、审计、财务等部门对各单位会议费管理和使用情况进行监督检查。主要内容包括:

(一)会议活动是否按规定履行审批手续;

(二)会议费开支范围和标准是否符合规定;

(三)会议费报销手续是否符合规定;

(四)会议费管理和使用的其他情况。

第十六条 严禁各单位借会议名义组织会餐或安排宴请;严禁预存、套取会议费设立“小金库”。

第十七条 各单位应严格执行会议费开支标准规定,不得开支与会议无关的费用。会议期间不得组织会议代表旅游及与会议无关的参观;严禁组织高消费娱乐、健身活动;严禁以任何名义发放纪念品。

第十八条 违反本办法规定,有下列行为之一的,依法依规追究会议举办单位和相关人员的责任:

(一)预存、套取会议费设立“小金库”的;

(二)以虚报会议人数、天数等手段骗取会议费的;

(三)违规扩大会议费开支范围,擅自提高会议费开支标准的;

(四)违规报销与会议无关费用的;

(五)其他违反本办法行为的。

对发现问题的单位,由学校纪检监察、审计、财务等部门责令改正,追回资金,并视情况予以通报。对直接责任人和相关负责人,学校按规定给予行政处分。涉嫌违法的,移送司法机关处理。

第五章  附则

第十九条 本办法由财务处负责解释。

第二十条 本办法自201691日起执行。

 

附件:西南大学会议费审批单

 

 

 

 

附件

西南大学会议费审批单

单位(公章):

会议名称

会议时间

会议地点

会议内容

会议类别

参会人数

支出金额(元)

住宿费

伙食费

其他费用

合计

经费开支项目

经费负责人

备注:会议类别分科研业务会议、其他业务会议、国际会议。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

   西南大学办公室                                                                                                                          2016830日印发