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财务报销常见问题答疑
发布时间: 2019-06-17 15:26:56   作者:本站编辑   来源: 本站原创   浏览次数:

一、票据要求

1.合规的票据应符合哪些要求?

票据上方须印有税务或财政部门票据监制章,具备开票日期、付款单位、经济业务内容、数量、单价、金额、填制人等内容,并加盖开票单位印章。付款单位须填写“西南大学”(中柑所经费除外)。

2.报销哪些票据还须提供清单?

业务内容笼统以及数量、单价未单独列明的,由开票单位提供加盖印章的明细清单,清单总金额应与发票金额相符。

3.电子发票报销,有什么要求?

应打印纸质版作为报销凭证,在保证票据真实性的情况下,在网上报销系统中录入票据号码和开票金额等信息,可不进行票据验证。

4.境外票据报销,有什么要求?

境外发票一般应有“invoice”receipt字样。若未取得有“invoice”receipt字样的票据,应提供购物小票/订单/邮件和支付凭证,由经办人写明原因,可视同发票报销。打印的电子凭证须经办人在空白处签名承诺“此票据只报销一次,不再重复报销”字样。

境外票据须翻译为中文并由翻译人签字。

5.票据不慎遗失,如何办理报销手续?

提供加盖开票单位印章的票据存根联复印件对于无法复印存根的一次性车票、船票、飞机票由本人提供书面说明及支付凭据)代作报销凭证,并填写《原始凭证遗失情况说明》,由经办人说明情况后提交经费负责人审批。差旅费须在出差结束30日内报销,逾期不再报销。

6.发票报销的时限是多久?

当年票据当年报销,最迟于次年5月底前报销。。确有特殊情况(如:在境外学习时间较长,设备的验收期限延长)未在规定时限报销,由经费负责人说明情况,经财务处会计科负责人审签后报销。

7.因教学科研活动需要向个人购买农副产品等,如何报销?

应由销售方到税务机关开具发票,并出具购买明细单作为报销凭证,报销时直接将款项转入提供商品或服务的个人账户。零星、小额购买确实无法取得票据时,按照《无法取得票据的业务报销指南》要求办理。

8.组织学生到外单位实习,无法取得合规票据,如何报销?

由经办人说明情况,可将加盖对方单位印章的银行回单或收款确认书代作报销凭据。

9.转拨合作单位经费,对方不能提供财务票据,如何报销?

由经办人书面说明情况,可将加盖对方单位印章的银行回单或收款确认书代作报销凭据。

10.哪些票据不能报销?

1)未印有税务或财政部门票据监制章的;

    2)未加盖开票单位章的;

3)票据内容与开票单位经营范围不符的;

4)开票时间、金额挖补涂改

5)税务机关或财政部门已宣布停止使用的;

6)其他不符合财务规定的发票。


二、经费审批规定

11.因特殊原因需他人代为经费审批,需要办理什么手续?

应提供经委托人和受托人签字的书面委托,科研项目经费委托交科研财务科,其他项目经费委托交预算科。

12.经费负责人发生的差旅费,应由谁审批?

经费负责人作为报销人签字,由单位其他负责人审签。


三、暂借款业务

13.哪些人员可作为借款责任人

在职在编职工或离退休人员、特聘人员、校内博士后可作为借款责任人。借款人是经费负责人本人,由所在单位领导审签。

14.借款核销期限有何规定?

根据《西南大学应收及预付款管理办法》(西校2018〕241号)文件规定对核销时限有如下要求:
    1)差旅费借款,应在差旅返校之日起一个月内及时办理结算手续
    2)购买货物、服务等借款,有合同约定的按合同约定的最后一笔付款时间起一个月内办理结算;无合同约定的,自借款日起一个月内办理结算。国外进口货物结算期限一般不超过六个月。
    3)工程预付款按合同约定办理结算。

4)周转金借款实行定期核报每年12月25日前归还,次年初续借。

5)其他应收及预付款自借款之日起个月内办理结算

15.借款不能按时核销怎么办?

不能按规定期限及时归还核销借款的,借款人需提交借款延期结算书面申请并由经费负责人审批同意后报北区财务处七号窗口备案。借款人无正当理由,在接到催款通知后10日内仍不办理结算手续的,学校以借款人的工资性收入冲抵借款,直至借款冲抵完毕。


四、国内差旅费报销

16.因公出差,交通工具、住宿以及补助标准有何规定?

《西南大学国内差旅费管理办法》西校2016505号)相应规定,请在财务处网页“财经政策——学校规章制度”栏目查阅了解

17.外出参加会议、培训,由组织方统一安排食宿并承担费用的,差旅费如何报销?

由组织方统一安排食宿并承担费用的,会议、培训期间的住宿费伙食补助不报销,往返交通费、市内交通费和在途期间的伙食补助按照差旅费规定报销

18.因工作需自驾车出差,如何报销交通费?

出差应选择公共交通出行,确因工作需要自驾车出差的,须提供加油费及过路过桥费票据,加油费在票面金额内按每公里不超过1元计算报销,具体报销里程及单价据实填报在报销行程单上。

由于自驾车引起的安全问题,由出差人员承担。

19.出差期间因私前往其他城市,城市间交通费如何报销?

出差期间因私前往其他城市,城市间交通费按“孰低”原则报销,即从其他城市返回单位与出差目的地返回单位较低者报销。

20.有往返交通费票据,无住宿费票据,可否报销伙食补助和市内交通补助?

1)与其他单位开展科研合作,对方单位提供住宿的,凭合作方提供的有效证明,可以报销伙食补助和市内交通补助。

2)开展野外调研、社会调查、学生实习等,住科研基地、农场、学生宿舍和教室等不收取住宿费或不能取得住宿发票的,由出差人提供住宿情况说明及有关凭据,并由经费负责人审批后可以报销伙食补助和市内交通补助。

(3)受邀参加学术会议、研讨会、评审会、座谈会等,凭邀请方负担城市间交通费或住宿费的有效证明;

21.市内出租车票如何报销?

重庆主城九区内发生的零星出租车票在日常报销业务中填列在“其他交通费”一栏,分月汇总粘贴;出差时往返驻地和机场(火车站、码头)发生的出租车票与出差交通费一起纳入国内差旅费报销。市内公交车票参照处理。

22.网约车费(滴滴车、神州专车)如何报销?

报销网约车费须提供发票和行程单,电子单据应打印纸质版作为报销凭证。重庆主城九区内发生的零星网约车费参照第21条市内出租车票在日常报销中填列在“其他交通费”报销;其余情形纳入国内差旅费报销。

23.邀请校外专家来校讲学或赴外地调研,发生的差旅费如何报销?

    报销时应提供邀请函(项目号4打头的科研项目经费可不提供)、差旅费报销单及相关票据。专家来校讲学,可报销往返城市间交通费、住宿费,不发放伙食费和市内交通费;专家赴外地调研的,可发放伙食补助和市内交通费。有关标准按照《西南大学国内差旅费管理办法西校2016505号)的规定执行。


五、国际差旅费报销

24.出国(境)报销须提供哪些资料?

1)签字完善的国际差旅费报销单

2)《因公出国(境)申报表》;

3《因公临时出国任务和预算审批意见表》(教职工);

4重庆市外事侨务办审批的任务批件或政审批件(持因公护照出国(境)的教职工)

5)邀请及翻译件;

6)护照及出入境记录;

7)交通费票据(国内段行程单、登机牌,国外段发票/行程单、登机牌,国外城市间交通费票据);

    8住宿费票据(租房的还需提供租房合同);

9)其他费用票据(注册费、签证费、防疫费、保险费等);

10银行卡付款记录或兑换水单。

25.因公出国(境)人员在外发生交通费如何报销?

出访路线所涵盖的城市间交通费可以报销。城市内交通费已包含在公杂费补助中,不再单独报销

26.因公出国(境)因特殊原因发生出访时间、航线变更如何处理?

在出访任务批件有效期内,因故变更国内出入境口岸城市的、延后出国(境)时间的,或中转城市少于申报城市但未改变行程的,原审批手续继续有效。

27.出入境时走电子通道,护照上无出入境记录,如何处理?

特殊情况持普通护照因公出访,出入境时使用电子自助通道通关,无法提供护照出入境复印件,由经办人单独说明情况、经费负责人审批后可据实报销相关费用。


六、部分经费开支范围

28.福利费开支范围

1)教职工困难补助:

生活困难补助;

教职工及直系亲属医药费困难补助;

教职工及直系亲属死亡丧葬费。

2)集体福利事业补助:

   慰问患病、受伤人员的必要开支;

   集体文体活动用品开支;

   其他集体福利开支。

29.党费开支范围

  按《关于党费收缴、使用和管理的规定》(西委〔2017〕133号)规定,党费使用范围主要包括:

1)教育培训党员和入党积极分子、基层党务工作者所产生的住宿费、伙食费、交通费、师资费、场地费、资料费、门票费、讲解费等。

2)开展“三会一课”、创先争优、党组织换届以及党内集中学习教育所产生的会议费等。

3)党内表彰所需费用。

4)修缮、新建基层党组织活动场所、为活动场所配置必要设施等所产生的相关费用。

5)编印党员教育培训教材和印制入党志愿书、党员组织关系介绍信、党员证明信、流动党员活动证、党费证、党员档案等所产生的工本费,以及购买党徽党旗等费用。

6)党费财务管理中发生的购买支票、转账手续费等相关费用。

30.党建经费开支范围

参照《中央和国家机关基层党组织党建活动经费管理办法》(财行[2017]324号)规定,党建经费主要用于支出开展党建活动发生的租车费、城市间交通费、伙食费、住宿费、场地费、讲课费、资料费。


七、科研项目经费

    科研项目经费是指项目代码首位数字为“4”的经费。

31.测试费需签合同吗?

5万元及以上的测试费需签合同。

32.科研自用图书如何报销? 

科研自用图书,一次性报销1,000元以下的,凭票据和清单报销;一次性报销1,000元以上(含1,000元)的,说明用途并经领用人签字,可不作为固定资产管理凭票据、清单和科研自用图书领用单报销。


八、人员经费

33.个人零星收入发放单投递有时间要求吗?

在职人员个人零星收入每月20—24号集中交表(校本部南区报账大厅14号和北区报账大厅5号;荣昌校区和柑研所在各自财务部门),25日集中发放(遇节假日顺延);其他个人零星收入每月10-25日投递。

34.无国内银行卡的外籍专家酬金如何发放?

财务处主页下载临时聘请外籍专家劳务费发放表,完善手续后到财务处财税科计算应缴纳的个人所得税,连同《人员经费、劳务费使用现金支付说明》到会计科报销。


九、支付结算

35.哪些情况须通过公务卡或银行对公转账结算

公务卡强制结算目录范围内的公务支出,在具备刷卡条件的情况下须使用公务卡结算。不具备刷卡条件和结算目录范围外的公务支出,凡结算金额1000元以上(含)的,应通过财务部门办理银行对公转账结算。同一开票单位开具的连号票据或相邻票据视为一笔结算金额。


、财务信息查询

36.工资卡遗失补办,如何变更信息

登录财务网上综合服务平台,在投递报销栏点击酬金信息维护个人(酬金)卡号修改即可修改工资卡信息

37.如何查询外单位来款并认领?

登录财务网上综合服务平台,录入用户名(职工号)、密码点击(高级)财务查询点击财务到款查询录入相应查询条件即可查询银行来款情况打印来款信息凭据。

(1)冲借款、退回汇错款项:经办人在到款凭据上写明情况,到会计科办理

26开头的收入项目:财务处财税科开具票据到款凭证与票据存根联一起到会计科上账;

34开头的科研项目:到科研管理部门领取立项通知单→财务处财税科开具票据→财务处科研财务科上账。

48开头的项目或新建项目:财务处财税科开具发票(如对方不需要票据,此步省略)→持相关文件到财务处预算科新建或核实项目→会计科上账

5)其他情况:在到款凭证上写明情况、持汇款回执及相关文件等资料直接到会计科办理(咨询电话:北区68253017,南区68251005);

38. 如何查询某项经费的收支明细?

登录财务网上综合服务平台,录入用户名(职工号)、密码项目总览查询界面点击查看所有项目信息点击对应项目号,查看项目明细。若项目授权给其他人,限额经办人和无限额经办人默认只能查询本人使用经费明细记录,若需查询项目负责人全项目的经费使用情况,则在项目负责人授权时在“允许查询全项目预算与使用情况”栏目中选择“是”。