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网上自助报销说明

发布时间: 2012-10-14 21:37:39   作者:本站编辑   来源: 本站原创   浏览次数:

                                            西南大学财务处

                                      网上自助报销使用说明

 

、什么是网上自助报销

    网上自助报销就是由被授权人或项目负责人(个人项目)或经办人(公用项目),在网上自助填写报销内容、金额等信息,生成自助报销单、相关人员签字认可,经专门投递渠道传到财务处确认后,通过电子银行转帐支付的电算化报销方式。主要分为有日常报销、差旅费报销、借款三类业务。

二、网上自助报销的特点

        1、它是一种新的报销方式,采用现代化信息技术,网上自助填单,通过电子银行转款实现报账业务,是传统报账的补充,具有时代性;

        2、根据自身工作、学习时间的安排,自主选择上网填报时间和投递时间,充分体现了网上报账的灵活性;

        3、可以随时查询每笔经济业务报销的动态,如:待修改业务、待提交业务、已提交业务、已完成业务,以便出现特殊情况可及时终止,保证资金的安全性;

        4、自行填报报销的相关信息,如:经济业务内容、票据张数、金额及收款单位、工资号等,增加了一个自审程序,提高了报销资料的准确性;

        5、可以分流部分报账大厅的业务,以改善报账大厅拥挤状况,增加舒适性;

        6、报账结果使用手机短信通知,系统还具备项目管理及查询的功能,让教职工随时查询、了解、掌握项目经费使用情况。项目收支数据可用Excel导出,极具方便性。

三、网上自助报销的范围

    报销业务:借款、差旅费报销(不含国际旅费)、日常报销[不含修缮(维修)、基建及个人收入发放]

    可适用的项目:项目代码以“2”、“3(302除外)、“4”开头的;

    支付方式:冲借款、项目转账(内转)、网银对公(单位) 网银对私(个人)。网银对私,支持公务卡(填报前须进行公务卡还款编制)、工资卡和在投递点启用银行卡信息采集的银行借记卡;网银对公,须准确填写对方单位名称(与发票公章一致)、对方所在省市,对方开户银行名称及银行账号。

四、网上自助报销的条件

    网上自助报销必须是项目负责人或经项目负责人授权的被授权人(个人项目)或经办人(校内职工、聘用人员、博士后及全日制在校学生)(公用项目),方可进入系统,进行网上自助报销操作。

特别提示:项目负责人为校外人员、现金缴款、收入业务、国际旅费、改善基本办学条件专项及校内维修经费、基建经费及其他特殊业务等,仍需到报账大厅现场办理。

 五、网上自助报销的流程

           1、点击“网上综合服务平台”,用户名为工资号(8)或学号、密码(初始密码为身份证后六位或6个零),输入验证码。

           2、在“网上报账系统”界面,根据需要,选择日常报销、差旅费报销、借款、公务卡、我的项目五个模块进行相应的操作。

           3、自助填报相关业务,生成并打印具有二维码的自助报销单,经项目负责人、经办人、购物的还须验收人签字,与粘贴合格的原始票据带至报销投递点或报账大厅,原始票据上至少有经办人签字。

           4、在投递点触摸屏上选择“网上自助报销投单” ,将自助报销单上的二维码对准扫描器,打印出“网上自助报销投递凭条”(一式二份),其中:一份投递人签字后与签字齐全的自助报销单、粘贴合格的原始票据一起装入投递报销专用袋内,放入投递箱,另一份投递人保存留底备查。

           5、财务处工作人员每天(工作日)上午八点三十分前到各投递点收集报销投递专用袋,会计人员在收单的3个工作日内办理完毕,并将报账情况通过手机短信通知报销人;如果会计人员在审核过程中发现有票据粘贴不合格、票据不合规、签字不齐、签批项目与开支内容不一致等问题,也会通知报销人,领回票据并附退票详情单。所报销的实际金额,以财务审核金额为准。

六、自助报销投递点的位置及投递触摸屏开放时间

  为了方便教职工投递,同时便于投递机的管理,目前财务处在校内设置了四个报销投递点:北区报账大厅、北区行署楼A栋一楼、25教学楼一楼、南区行政楼一楼、南区报账大厅一楼(即将开通),报销人可根据自身需要就近选择报销投递点投递。

投递机触摸屏开放时间:每天7点至22点。

七、网上自助报销应注意的事项

          1、每张自助单只能以一个项目填报,多个项目报销生成多张自助报销单,但可以一次性投递。

          2、日常报销严格按照科目描述的内容分类填写,摘要、票据张数、金额要准确。

          3、科研经费的报销,应严格按项目任务书中的“经费预算表”的各科目与网上报销系统的“会计科目—子科目”一一对应。已经设置预算控制数的项目,可以进入网上报销系统的“首页”查询 “项目额度控制”的余额,按有余额的项目选择对应的“会计科目—子科目”进行报销。

          4、纵向科研项目,含国家基金委、科技部、教育部、农业部、其他部委及市科委等课题经费根据国家科研经费管理文件要求,所有支出必须严格按预算执行,严禁无预算、超预算支出;否则,财务处不予调账。

          5、“网银对公”应准确填写对方单位银行账号,请不要将对方单位的税务号作为银行账号使用。

          6、“网银对私”收款人可选择“本人”、“项目负责人”或“其他人”,收款的“其他人”不限于经办人,只要是有工资号的教职工即可;填写收款人工资号,核对姓名,选择收款人工资号对应的银行卡号。每位教职工工资卡信息已预存于网上报销系统中,若使用其他银行卡,必须先在投递点启用银行卡信息采集,方可使用。每位教职工最多可以采集五张不同银行借记卡,加上工资卡共六张。采集的银行卡最好用国有四大银行(工行、农行、中行、建行)借记卡。重庆银行工资卡是不能删除的,其他五张新卡可以替换覆盖旧卡。

          7、自助报销单签字齐全:打印出的自助报销单(含西南大学暂付款凭证第一联、西南大学差旅费报销单、西南大学日常报销单)项目负责人、经办人、验收人(购物的)签字齐全。

           8、原始票据粘贴合格:各类原始单据须分类整理、按网上报销的顺序鱼鳞式排列,分类粘贴在《西南大学票据粘贴单》上,票据粘贴单可在财务处网上下载。

           9、网上自助报销的原始凭证,其合法性、票据报销的有效期、大额开支分级审批、中国人民银行规定的现金开支范围等,与普通报销相同。

          10、借款、差旅费报销、日常报销相关规定详见财务处网页—服务指南—财务知识问答—财务报销。

八、自助报销退票的领取及咨询电话

     按投递点划分,北区报账大厅、北区行署楼、25教学楼投递报销的票据,有不符合要求的退票,凭投递人留底的投递凭条,在北区报账大厅领取,咨询电话68254017 68253017;南区行政楼、南区报账大厅一楼投递报销的票据,有不符合要求的退票,凭投递人留底的投递凭条,在南区报账大厅领取,咨询电话6825011768251005

九、系统使用中困难,请致电财务信息科:68367877

 

 

 

 

 

                                                                二〇一六年六月一日